68 lines
14 KiB
Plaintext
68 lines
14 KiB
Plaintext
# TRICH NGUYEN-VAN: QT TRINH KY HOP DONG TP-NCC.docx
|
||
# nguon: D:\Dropbox\CONG_VIEC\SOLUTION\QUY_TRINH\QT TRINH KY HOP DONG TP-NCC.docx
|
||
# paragraphs=38 tables=2
|
||
|
||
=========== PARAGRAPHS ===========
|
||
MỤC ĐÍCH/PURPOSE:
|
||
Nhằm thống nhất các bước thực hiện trình ký Hợp đồng Thầu phụ/Nhà cung cấp/Tổ đội.
|
||
To unify the steps in the process of signing Subcontractor/Supplier/Team Contract.
|
||
Đảm bảo sự tuân thủ và vận hành Hệ thống một cách đồng nhất trên tất cả các Phòng Ban/Dự án của Công ty TNHH Xây dựng Solutions.
|
||
Ensure compliance and consistent of system operation through all Departments and Projects of Solutions Construction Co., Ltd.
|
||
PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG/SCOPE AND OBJECTS OF APPLICATION:
|
||
Áp dụng đối với các hợp đồng/phụ lục hợp đồng Thầu phụ/Nhà cung cấp/Tổ đội tại các Phòng ban/Dự án của Công ty TNHH Xây dựng Solutions như sau:
|
||
This procedure shall apply to Subcontractor/Supplier/Team contracts and contract appendices at the Departments and Projects of Solutions Construction Co., Ltd., as follows:
|
||
TÀI LIỆU THAM KHẢO/REFERENCES:
|
||
Tiêu chuẩn ISO 9001/ISO 9001 standard.
|
||
ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT/DEFINITIONS, ABBREVIATIONS:
|
||
SOL : Công ty TNHH Xây dựng Solutions/Solutions Construction Co., Ltd
|
||
BOD : Ban Giám đốc/Board of Directors
|
||
NĐUQ : Người được ủy quyền/Authorized person
|
||
CCM : Phòng Kiểm soát Chi phí/Cost Control Management Department
|
||
PRO : Phòng Cung ứng/Procurement Department
|
||
FIN : Phòng Tài chính/Financial Department
|
||
ACT : Phòng Kế toán/Accounting Department
|
||
EQU : Phòng Thiết bị/Equipment Department
|
||
HRA : Phòng Nhân sự - Hành chính/HRA Department
|
||
PB : Phòngban/Department
|
||
TP : Trưởng Phòng ban/Department Manager
|
||
TBP : Trưởng Bộ phận/Section Leader
|
||
NV : Nhân viên/Officer
|
||
BCH CT : Ban chỉ huy công trường/Site Management Team
|
||
PD : Giám đốc Thi công/Project Director
|
||
PM : Giám đốc Dự án/Project Manager
|
||
QS : QS công trường/QS
|
||
HĐ : Hợp đồng/Contract
|
||
HĐTG : Hợp đồng Trọn gói/Lump sum Contract
|
||
HĐNC : Hợp đồng Nhân công/Workmen Contract
|
||
NTP : Nhà thầu phụ/Subcontractor
|
||
NCC : Nhà cung cấp/Supplier
|
||
TĐ : Tổ đội/Team
|
||
QUY TRÌNH/PROCEDURE:
|
||
Lưu đồ/Flow chart
|
||
Diễn giải/Description
|
||
|
||
=========== TABLE 1 (12r x 5c) ===========
|
||
Bước / Step | Quy trình / Procedure | Trách nhiệm / Responsibilities | Biểu mẫu / Forms | Thời gian / Time
|
||
| | | |
|
||
| | PB/BCH CT | SOL-PRO-SP-001 Quy trình Cung ứng / SOL-PRO-SP-001 Procurement Procedure |
|
||
| | QS/NV.PB/ / TBP/TPB | SOL-CCM-FO-002.01.v01 / Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover / SOL-CCM-FO-002.02.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư / Lump sum contract - Labor and Material / SOL-CCM-FO-002.03.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị / Lump sum contract - Labor and Equipment / SOL-CCM-FO-002.04.v01 / Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung / Lump sum contract – General conditions / SOL-CCM-FO-002.05.v01 / Hợp đồng giao khoán / Workmen contract / SOL-CCM-FO-002.06.v01 / Hợp đồng mua bán / Purchase contract / SOL-CCM-FO-002.07.v01 / Đơn đặt hàng / Purchase order / SOL-CCM-RG-001 / Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng / Regulation on contract and purchasing order code | 07 ngày / 07 days
|
||
| | PD/PM/PRO/ / CCM/FIN/ACT | SOL-CCM-FO-002.01.v01 / Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover / SOL-CCM-FO-002.02.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư / Lump sum contract - Labor and Material / SOL-CCM-FO-002.03.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị / Lump sum contract - Labor and Equipment / SOL-CCM-FO-002.04.v01 / Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung / Lump sum contract – General conditions / SOL-CCM-FO-002.05.v01 / Hợp đồng giao khoán / Workmen contract / SOL-CCM-FO-002.06.v01 / Hợp đồng mua bán / Purchase contract / SOL-CCM-FO-002.07.v01 / Đơn đặt hàng / Purchase order / SOL-CCM-RG-001 / Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng / Regulation on contract and purchasing order code | 07 ngày / 07 days
|
||
| | QS/NV.PB/ / TBP/TPB/ PD/PM | SOL-CCM-FO-002.01.v01 / Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover / SOL-CCM-FO-002.02.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư / Lump sum contract - Labor and Material / SOL-CCM-FO-002.03.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị / Lump sum contract - Labor and Equipment / SOL-CCM-FO-002.04.v01 / Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung / Lump sum contract – General conditions / SOL-CCM-FO-002.05.v01 / Hợp đồng giao khoán / Workmen contract / SOL-CCM-FO-002.06.v01 / Hợp đồng mua bán / Purchase contract / SOL-CCM-FO-002.07.v01 / Đơn đặt hàng / Purchase order / SOL-CCM-RG-001 / Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng / Regulation on contract and purchasing order code | 07 ngày / 07 days
|
||
| | NTP/NCC/TĐ | SOL-CCM-FO-002.01.v01 / Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover / SOL-CCM-FO-002.02.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư / Lump sum contract - Labor and Material / SOL-CCM-FO-002.03.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị / Lump sum contract - Labor and Equipment / SOL-CCM-FO-002.04.v01 / Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung / Lump sum contract – General conditions / SOL-CCM-FO-002.05.v01 / Hợp đồng giao khoán / Workmen contract / SOL-CCM-FO-002.06.v01 / Hợp đồng mua bán / Purchase contract / SOL-CCM-FO-002.07.v01 / Đơn đặt hàng / Purchase order / SOL-CCM-RG-001 / Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng / Regulation on contract and purchasing order code | 07 ngày / 07 days
|
||
| | CCM | SOL-CCM-FO-002.01.v01 / Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover / SOL-CCM-FO-002.02.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư / Lump sum contract - Labor and Material / SOL-CCM-FO-002.03.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị / Lump sum contract - Labor and Equipment / SOL-CCM-FO-002.04.v01 / Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung / Lump sum contract – General conditions / SOL-CCM-FO-002.05.v01 / Hợp đồng giao khoán / Workmen contract / SOL-CCM-FO-002.06.v01 / Hợp đồng mua bán / Purchase contract / SOL-CCM-FO-002.07.v01 / Đơn đặt hàng / Purchase order / SOL-CCM-RG-001 / Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng / Regulation on contract and purchasing order code | 03 ngày / 03 days
|
||
| | BOD/ / NĐUQ | SOL-CCM-FO-002.01.v01 / Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover / SOL-CCM-FO-002.02.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư / Lump sum contract - Labor and Material / SOL-CCM-FO-002.03.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị / Lump sum contract - Labor and Equipment / SOL-CCM-FO-002.04.v01 / Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung / Lump sum contract – General conditions / SOL-CCM-FO-002.05.v01 / Hợp đồng giao khoán / Workmen contract / SOL-CCM-FO-002.06.v01 / Hợp đồng mua bán / Purchase contract / SOL-CCM-FO-002.07.v01 / Đơn đặt hàng / Purchase order / SOL-CCM-RG-001 / Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng / Regulation on contract and purchasing order code | 01 ngày / 01 days
|
||
| | HRA | SOL-CCM-FO-002.01.v01 / Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover / SOL-CCM-FO-002.02.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư / Lump sum contract - Labor and Material / SOL-CCM-FO-002.03.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị / Lump sum contract - Labor and Equipment / SOL-CCM-FO-002.04.v01 / Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung / Lump sum contract – General conditions / SOL-CCM-FO-002.05.v01 / Hợp đồng giao khoán / Workmen contract / SOL-CCM-FO-002.06.v01 / Hợp đồng mua bán / Purchase contract / SOL-CCM-FO-002.07.v01 / Đơn đặt hàng / Purchase order / SOL-CCM-RG-001 / Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng / Regulation on contract and purchasing order code |
|
||
| | PB/BCH CT/ CCM | SOL-CCM-FO-002.01.v01 / Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover / SOL-CCM-FO-002.02.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư / Lump sum contract - Labor and Material / SOL-CCM-FO-002.03.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị / Lump sum contract - Labor and Equipment / SOL-CCM-FO-002.04.v01 / Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung / Lump sum contract – General conditions / SOL-CCM-FO-002.05.v01 / Hợp đồng giao khoán / Workmen contract / SOL-CCM-FO-002.06.v01 / Hợp đồng mua bán / Purchase contract / SOL-CCM-FO-002.07.v01 / Đơn đặt hàng / Purchase order / SOL-CCM-RG-001 / Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng / Regulation on contract and purchasing order code |
|
||
| | | SOL-CCM-FO-002.01.v01 / Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover / SOL-CCM-FO-002.02.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư / Lump sum contract - Labor and Material / SOL-CCM-FO-002.03.v01 / Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị / Lump sum contract - Labor and Equipment / SOL-CCM-FO-002.04.v01 / Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung / Lump sum contract – General conditions / SOL-CCM-FO-002.05.v01 / Hợp đồng giao khoán / Workmen contract / SOL-CCM-FO-002.06.v01 / Hợp đồng mua bán / Purchase contract / SOL-CCM-FO-002.07.v01 / Đơn đặt hàng / Purchase order / SOL-CCM-RG-001 / Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng / Regulation on contract and purchasing order code |
|
||
|
||
=========== TABLE 2 (10r x 3c) ===========
|
||
BƯỚC / STEP | TRÁCH NHIỆM / RESPONSIBILITIES | NỘI DUNG CHI TIẾT / DETAIL
|
||
Lựa chọn NTP/NCC / Select NTP/NCC | PB/BCH CT | Thống nhất chọn NTP/NCC/ĐTC theo quy định. / Select NTP/NCC/ĐTC in accordance with regulations. / Tham khảo Quy trình Cung ứng để so sánh và lựa chọn NTP/NCC/TĐC đúng quy định. / Refer to the Procurement Procedure to compare and select NTP/NCC/ĐTC in accordance with regulations.
|
||
Soạn thảo hợp đồng / Draft the contract | QS/NV.PB/ / TBP/TPB | QS/NV.PB soạn dự thảo HĐ. / QS/NV.PB drafts Contract. / TBP/TPB kiểm tra các nội dung phù hợp với gói thầu và biểu mẫu HĐ. / TBP/TPB checks contents in compliance with the packages and Forms of Contract. / QS/NV.PB gởi dự thảo HĐ cho các Phòng ban để lấy ý kiến qua Email. / QS/NV.PB sends draft contract to relevant Departments for obtaining comments via email.
|
||
Góp ý nội dung / Feedback content | PD/PM/PRO/ / CCM/FIN/ACT | PM/PD góp ý về phạm vi công việc, tiến độ, chất lượng, biện pháp thi công... (đối với HĐ của BCH CT). / PD/PM comments on scope of words, construction schedule, quality, construction methods,… (for BCH CT’s contract). / EQU góp ý (thuê/mua thiết bị). / EQU comments on hiring and purchasing equipment. / PRO góp ý (vật tư/thầu phụ trọn gói). / PRO comments on material and lumpsum Subcontractor. / CCM góp ý về các điều khoản liên quan đến chi phí. / CCM comments on provisions relating to cost. / ACT/FIN góp ý về điều kiện thanh toán, bảo lãnh, bảo hành. / ACT/FIN Comments on term of payments, guarantees, project warranty.
|
||
Đàm phán, thương thảo hợp đồng / Negotiate the contract terms | QS/NV.PB/ / TBP/TPB/PD/PM | PB/BCH CT đàm phán các điều khoản về chất lượng, giao hàng, giá trị HĐ, điều kiện thanh toán, tạm ứng, ... / PB/BCH CT negotiates provisions on quality, product delivery, contract value, term of payment, advance payment, etc. / Các Phòng chức năng tham gia thương thảo nếu có yêu cầu. / Departments participates in negotiation if required.
|
||
In hợp đồng / Print the contract | QS/NV.PB | NTP/NCC/TĐ in hợp đồng 2 mặt, ký, đóng dấu Hợp đồng và gửi về cho PB/BCH CT. / NTP/NCC/TĐ prints double-sided contract, signs and seals on the contract and sends to PB/BCH CT. / Cập nhật số Hợp đồng theo quy định. / Update the contract number. / PD/PM/TPB kiểm tra các điều khoản hợp đồng và ký nháy trên từng HĐ đúng theo các vị trí quy định. / PD/PM/TPB checks provisions contract and initializes on each contract. / PD/PM/TPB/TBP ký duyệt và cho ý kiến (nếu có) lên tờ cover chấp thuận HĐ (SOL-CCM-FO-002.01). / PD/PM/TPB signs and gives comments (if any) on the cover of Contract approval cover (SOL-CCM-FO-002.01). / QS/NV.PB chuyển HĐ cho CCM. / QS/NV.PB handover the contract to CCM Dept.
|
||
Kiểm tra / Review and verify | CCM | CCM kiểm tra, TP.CCM ký nháy trên từng hợp đồng; ký duyệt và cho ý kiến (nếu có) lên Chấp thuận HĐ (SOL-CCM-FO-002.01.v01). / CCM checks and initializes on each contract; signs and gives comments (if any) on the Contract approval cover (SOL-CCM-FO-002.01.v01).
|
||
Duyệt / Approve | BOD/ / NĐUQ | Xem xét và ký duyệt Hợp đồng. / Reviewing and signing the Contract.
|
||
Đóng dấu hợp đồng / Seal the contract | HRA/ISO | PB/BCH CT chuyển hợp đồng đã được ký duyệt đến HRA/ISO để đóng dấu theo quy định. / PB/BCH CT transfrom the approved contract to HRA for seal the contract in accordance with regulations.
|
||
Phát hành hợp đồng. Lưu trữ hồ sơ / Issue and archive the contract | PB/BCH CT/ / CCM | PB/BCH CT scan và gởi 01 bản gốc cho CCM. / PB/BCH CT scan and send the original contract to CCM / PB/BCH CT thông báo và chuyển bản gốc hợp đồng đã ký (theo đúng số lượng) đến NTP/NCC. / Notifying and sending originals of the signed contract (in accordance with quantity) to NTP/NCC. / Lưu trữ bản gốc hợp đồng. / Archive the original contract. / Lưu trữ trên Server theo Filing System (Hợp đồng bản cứng chính và bản scan). / Keep the contract on Filing System (hard copy and soft copy). |