MỤC ĐÍCH/PURPOSE:
Nhằm thống nhất các bước thực hiện trình ký Hợp đồng Thầu phụ/Nhà cung cấp/Tổ đội.
To unify the steps in the process of signing Subcontractor/Supplier/Team Contract.
Đảm bảo sự tuân thủ và vận hành Hệ thống một cách đồng nhất trên tất cả các Phòng Ban/Dự án của Công ty TNHH Xây dựng Solutions.
Ensure compliance and consistent of system operation through all Departments and Projects of Solutions Construction Co., Ltd.
PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG/SCOPE AND OBJECTS OF APPLICATION:
Áp dụng đối với các hợp đồng/phụ lục hợp đồng Thầu phụ/Nhà cung cấp/Tổ đội tại các Phòng ban/Dự án của Công ty TNHH Xây dựng Solutions như sau:
This procedure shall apply to Subcontractor/Supplier/Team contracts and contract appendices at the Departments and Projects of Solutions Construction Co., Ltd., as follows:
TÀI LIỆU THAM KHẢO/REFERENCES:
Tiêu chuẩn ISO 9001/ISO 9001 standard.
ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT/DEFINITIONS, ABBREVIATIONS:
SOL		: Công ty TNHH Xây dựng Solutions/Solutions Construction Co., Ltd
BOD	: Ban Giám đốc/Board of Directors
NĐUQ	: Người được ủy quyền/Authorized person
CCM	: Phòng Kiểm soát Chi phí/Cost Control Management Department
PRO		: Phòng Cung ứng/Procurement Department
FIN		: Phòng Tài chính/Financial Department
ACT		: Phòng Kế toán/Accounting Department
EQU		: Phòng Thiết bị/Equipment Department
HRA	: Phòng Nhân sự - Hành chính/HRA Department
PB		: Phòngban/Department
TP		: Trưởng Phòng ban/Department Manager
TBP		: Trưởng Bộ phận/Section Leader
NV		: Nhân viên/Officer
BCH CT	: Ban chỉ huy công trường/Site Management Team
PD		: Giám đốc Thi công/Project Director
PM		: Giám đốc Dự án/Project Manager
QS		: QS công trường/QS
HĐ		: Hợp đồng/Contract
HĐTG	: Hợp đồng Trọn gói/Lump sum Contract
HĐNC	: Hợp đồng Nhân công/Workmen Contract
NTP	 	: Nhà thầu phụ/Subcontractor
NCC	 	: Nhà cung cấp/Supplier
TĐ		: Tổ đội/Team
QUY TRÌNH/PROCEDURE:
Lưu đồ/Flow chart
Diễn giải/Description

--- TABLE 1 (12r x 5c) ---
Bước | Step || Quy trình | Procedure || Trách nhiệm | Responsibilities || Biểu mẫu | Forms || Thời gian | Time
 ||  ||  ||  || 
 ||  || PB/BCH CT || SOL-PRO-SP-001 Quy trình Cung ứng | SOL-PRO-SP-001 Procurement Procedure || 
 ||  || QS/NV.PB/ | TBP/TPB || SOL-CCM-FO-002.01.v01 | Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover | SOL-CCM-FO-002.02.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư | Lump sum contract - Labor and Material  | SOL-CCM-FO-002.03.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị | Lump sum contract - Labor and Equipment  | SOL-CCM-FO-002.04.v01 | Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung | Lump sum contract – General conditions | SOL-CCM-FO-002.05.v01 | Hợp đồng giao khoán  | Workmen contract  | SOL-CCM-FO-002.06.v01 | Hợp đồng mua bán | Purchase contract  | SOL-CCM-FO-002.07.v01 | Đơn đặt hàng | Purchase order  | SOL-CCM-RG-001  | Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng | Regulation on contract and purchasing order code || 07 ngày | 07 days
 ||  || PD/PM/PRO/ | CCM/FIN/ACT || SOL-CCM-FO-002.01.v01 | Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover | SOL-CCM-FO-002.02.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư | Lump sum contract - Labor and Material  | SOL-CCM-FO-002.03.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị | Lump sum contract - Labor and Equipment  | SOL-CCM-FO-002.04.v01 | Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung | Lump sum contract – General conditions | SOL-CCM-FO-002.05.v01 | Hợp đồng giao khoán  | Workmen contract  | SOL-CCM-FO-002.06.v01 | Hợp đồng mua bán | Purchase contract  | SOL-CCM-FO-002.07.v01 | Đơn đặt hàng | Purchase order  | SOL-CCM-RG-001  | Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng | Regulation on contract and purchasing order code || 07 ngày | 07 days
 ||  || QS/NV.PB/ | TBP/TPB/ PD/PM || SOL-CCM-FO-002.01.v01 | Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover | SOL-CCM-FO-002.02.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư | Lump sum contract - Labor and Material  | SOL-CCM-FO-002.03.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị | Lump sum contract - Labor and Equipment  | SOL-CCM-FO-002.04.v01 | Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung | Lump sum contract – General conditions | SOL-CCM-FO-002.05.v01 | Hợp đồng giao khoán  | Workmen contract  | SOL-CCM-FO-002.06.v01 | Hợp đồng mua bán | Purchase contract  | SOL-CCM-FO-002.07.v01 | Đơn đặt hàng | Purchase order  | SOL-CCM-RG-001  | Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng | Regulation on contract and purchasing order code || 07 ngày | 07 days
 ||  || NTP/NCC/TĐ || SOL-CCM-FO-002.01.v01 | Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover | SOL-CCM-FO-002.02.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư | Lump sum contract - Labor and Material  | SOL-CCM-FO-002.03.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị | Lump sum contract - Labor and Equipment  | SOL-CCM-FO-002.04.v01 | Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung | Lump sum contract – General conditions | SOL-CCM-FO-002.05.v01 | Hợp đồng giao khoán  | Workmen contract  | SOL-CCM-FO-002.06.v01 | Hợp đồng mua bán | Purchase contract  | SOL-CCM-FO-002.07.v01 | Đơn đặt hàng | Purchase order  | SOL-CCM-RG-001  | Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng | Regulation on contract and purchasing order code || 07 ngày | 07 days
 ||  || CCM || SOL-CCM-FO-002.01.v01 | Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover | SOL-CCM-FO-002.02.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư | Lump sum contract - Labor and Material  | SOL-CCM-FO-002.03.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị | Lump sum contract - Labor and Equipment  | SOL-CCM-FO-002.04.v01 | Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung | Lump sum contract – General conditions | SOL-CCM-FO-002.05.v01 | Hợp đồng giao khoán  | Workmen contract  | SOL-CCM-FO-002.06.v01 | Hợp đồng mua bán | Purchase contract  | SOL-CCM-FO-002.07.v01 | Đơn đặt hàng | Purchase order  | SOL-CCM-RG-001  | Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng | Regulation on contract and purchasing order code || 03 ngày | 03 days
 ||  || BOD/ | NĐUQ || SOL-CCM-FO-002.01.v01 | Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover | SOL-CCM-FO-002.02.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư | Lump sum contract - Labor and Material  | SOL-CCM-FO-002.03.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị | Lump sum contract - Labor and Equipment  | SOL-CCM-FO-002.04.v01 | Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung | Lump sum contract – General conditions | SOL-CCM-FO-002.05.v01 | Hợp đồng giao khoán  | Workmen contract  | SOL-CCM-FO-002.06.v01 | Hợp đồng mua bán | Purchase contract  | SOL-CCM-FO-002.07.v01 | Đơn đặt hàng | Purchase order  | SOL-CCM-RG-001  | Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng | Regulation on contract and purchasing order code || 01 ngày | 01 days
 ||  || HRA || SOL-CCM-FO-002.01.v01 | Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover | SOL-CCM-FO-002.02.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư | Lump sum contract - Labor and Material  | SOL-CCM-FO-002.03.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị | Lump sum contract - Labor and Equipment  | SOL-CCM-FO-002.04.v01 | Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung | Lump sum contract – General conditions | SOL-CCM-FO-002.05.v01 | Hợp đồng giao khoán  | Workmen contract  | SOL-CCM-FO-002.06.v01 | Hợp đồng mua bán | Purchase contract  | SOL-CCM-FO-002.07.v01 | Đơn đặt hàng | Purchase order  | SOL-CCM-RG-001  | Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng | Regulation on contract and purchasing order code || 
 ||  || PB/BCH CT/ CCM || SOL-CCM-FO-002.01.v01 | Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover | SOL-CCM-FO-002.02.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư | Lump sum contract - Labor and Material  | SOL-CCM-FO-002.03.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị | Lump sum contract - Labor and Equipment  | SOL-CCM-FO-002.04.v01 | Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung | Lump sum contract – General conditions | SOL-CCM-FO-002.05.v01 | Hợp đồng giao khoán  | Workmen contract  | SOL-CCM-FO-002.06.v01 | Hợp đồng mua bán | Purchase contract  | SOL-CCM-FO-002.07.v01 | Đơn đặt hàng | Purchase order  | SOL-CCM-RG-001  | Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng | Regulation on contract and purchasing order code || 
 ||  ||  || SOL-CCM-FO-002.01.v01 | Chấp thuận Hợp đồng Contract approval cover | SOL-CCM-FO-002.02.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Vật tư | Lump sum contract - Labor and Material  | SOL-CCM-FO-002.03.v01 | Hợp đồng trọn gói - Nhân công, Thiết bị | Lump sum contract - Labor and Equipment  | SOL-CCM-FO-002.04.v01 | Hợp đồng trọn gói – Điều kiện chung | Lump sum contract – General conditions | SOL-CCM-FO-002.05.v01 | Hợp đồng giao khoán  | Workmen contract  | SOL-CCM-FO-002.06.v01 | Hợp đồng mua bán | Purchase contract  | SOL-CCM-FO-002.07.v01 | Đơn đặt hàng | Purchase order  | SOL-CCM-RG-001  | Quy định mã số hợp đồng và đơn hàng | Regulation on contract and purchasing order code || 

--- TABLE 2 (10r x 3c) ---
BƯỚC | STEP || TRÁCH NHIỆM | RESPONSIBILITIES || NỘI DUNG CHI TIẾT | DETAIL
Lựa chọn NTP/NCC | Select NTP/NCC || PB/BCH CT || Thống nhất chọn NTP/NCC/ĐTC theo quy định. | Select NTP/NCC/ĐTC in accordance with regulations. | Tham khảo Quy trình Cung ứng để so sánh và lựa chọn NTP/NCC/TĐC đúng quy định.  | Refer to the Procurement Procedure to compare and select NTP/NCC/ĐTC in accordance with regulations.
Soạn thảo hợp đồng | Draft the contract || QS/NV.PB/ | TBP/TPB || QS/NV.PB soạn dự thảo HĐ. | QS/NV.PB drafts Contract. | TBP/TPB kiểm tra các nội dung phù hợp với gói thầu và biểu mẫu HĐ. | TBP/TPB checks contents in compliance with the packages and Forms of Contract. | QS/NV.PB gởi dự thảo HĐ cho các Phòng ban để lấy ý kiến qua Email. | QS/NV.PB sends draft contract to relevant Departments for obtaining comments via email.
Góp ý nội dung | Feedback content || PD/PM/PRO/ | CCM/FIN/ACT || PM/PD góp ý về phạm vi công việc, tiến độ, chất lượng, biện pháp thi công... (đối với HĐ của BCH CT). | PD/PM comments on scope of words, construction schedule, quality, construction methods,… (for BCH CT’s contract). | EQU góp ý (thuê/mua thiết bị). | EQU comments on hiring and purchasing equipment. | PRO góp ý (vật tư/thầu phụ trọn gói). | PRO comments on material and lumpsum Subcontractor. | CCM góp ý về các điều khoản liên quan đến chi phí. | CCM comments on provisions relating to cost. | ACT/FIN góp ý về điều kiện thanh toán, bảo lãnh, bảo hành. | ACT/FIN Comments on term of payments, guarantees, project warranty.
Đàm phán, thương thảo hợp đồng | Negotiate the contract terms || QS/NV.PB/ | TBP/TPB/PD/PM || PB/BCH CT đàm phán các điều khoản về chất lượng, giao hàng, giá trị HĐ, điều kiện thanh toán, tạm ứng, ... | PB/BCH CT negotiates provisions on quality, product delivery, contract value, term of payment, advance payment, etc.  | Các Phòng chức năng tham gia thương thảo nếu có yêu cầu. | Departments participates in negotiation if required.
In hợp đồng | Print the contract || QS/NV.PB || NTP/NCC/TĐ in hợp đồng 2 mặt, ký, đóng dấu Hợp đồng và gửi về cho PB/BCH CT. | NTP/NCC/TĐ prints double-sided contract, signs and seals on the contract and sends to PB/BCH CT. | Cập nhật số Hợp đồng theo quy định. | Update the contract number. | PD/PM/TPB kiểm tra các điều khoản hợp đồng và ký nháy trên từng HĐ đúng theo các vị trí quy định. | PD/PM/TPB checks provisions contract and initializes on each contract. | PD/PM/TPB/TBP ký duyệt và cho ý kiến (nếu có) lên tờ cover chấp thuận HĐ (SOL-CCM-FO-002.01). | PD/PM/TPB signs and gives comments (if any) on the cover of Contract approval cover (SOL-CCM-FO-002.01). | QS/NV.PB chuyển HĐ cho CCM. | QS/NV.PB handover the contract to CCM Dept.
Kiểm tra  | Review and verify || CCM || CCM kiểm tra, TP.CCM ký nháy trên từng hợp đồng; ký duyệt và cho ý kiến (nếu có) lên Chấp thuận HĐ (SOL-CCM-FO-002.01.v01). | CCM checks and initializes on each contract; signs and gives comments (if any) on the Contract approval cover (SOL-CCM-FO-002.01.v01).
Duyệt | Approve || BOD/ | NĐUQ || Xem xét và ký duyệt Hợp đồng. | Reviewing and signing the Contract.
Đóng dấu hợp đồng | Seal the contract || HRA/ISO || PB/BCH CT chuyển hợp đồng đã được ký duyệt đến HRA/ISO để đóng dấu theo quy định. | PB/BCH CT transfrom the approved contract to HRA for seal the contract in accordance with regulations.
Phát hành hợp đồng. Lưu trữ hồ sơ | Issue and archive the contract || PB/BCH CT/ | CCM || PB/BCH CT scan và gởi 01 bản gốc cho CCM.  | PB/BCH CT scan and send the original contract to CCM | PB/BCH CT thông báo và chuyển bản gốc hợp đồng đã ký (theo đúng số lượng) đến NTP/NCC. | Notifying and sending originals of the signed contract (in accordance with quantity) to NTP/NCC.  | Lưu trữ bản gốc hợp đồng. | Archive the original contract. | Lưu trữ trên Server theo Filing System (Hợp đồng bản cứng chính và bản scan). | Keep the contract on Filing System (hard copy and soft copy).